Kassensystem · Eisdiele
Kassensystem für die Eisdiele
Eiscafés sind der Betriebstyp, den ich am häufigsten einrichte. In Lüdinghausen, Kamen, Dortmund, Laer, Steinfurt und Holzwickede stehen Kassen von mir in Eisdielen. Das hat sich über die Jahre so ergeben, einer hat mich dem nächsten empfohlen.
Deshalb kenne ich die Eigenheiten. Ein Eiscafé ist kein Restaurant mit anderer Karte. Es hat einen eigenen Rhythmus, und der schlägt bis in die Kasse durch.
Zwei Kugeln im Becher kosten nicht zweimal eine Kugel
Bei Ihnen ist fast jeder Verkauf klein und fast jeder Verkauf ist eine Kombination. Zwei Kugeln, drei Kugeln, eine Waffel, Sahne dazu. Wenn das über einzelne Artikel läuft, die sich die Bedienung zusammensucht, dauert jede Bestellung länger, als sie muss.
Ich lege die Staffel als eigene Tasten an. Eine Kugel, zwei Kugeln, drei Kugeln, jeweils im Becher und in der Waffel, mit den Preisen, die bei Ihnen gelten. Die Sorte wird danach angetippt, wenn Sie sie überhaupt einzeln erfassen wollen. Viele Betriebe verzichten darauf, weil es an der Theke Zeit kostet und für die Abrechnung nichts bringt.
Wer wissen will, welche Sorten laufen, bekommt sie trotzdem als Auswertung. Dann kostet jede Bestellung einen Tastendruck mehr. Das ist eine Abwägung, die Sie treffen, nicht ich.
Die Luke nach draußen ist ein eigener Kassenplatz
Sobald das Wetter mitspielt, verkaufen Sie über zwei Wege gleichzeitig. Drinnen wird bedient, draußen an der Luke wird Eis über die Theke gereicht. Beides sind unterschiedliche Vorgänge und beides braucht seinen eigenen Platz, sonst blockiert der eine den anderen.
Zwei Kassenplätze mit einem gemeinsamen Artikelstamm sind hier der Regelfall. Was Sie an einem Platz am Preis ändern, gilt sofort am anderen. Der Tagesbericht führt beide zusammen, weist die Plätze aber getrennt aus, damit Sie sehen, was die Luke bringt.
An der Außentheke geht es fast nur um Bargeld und kleine Beträge. Trotzdem lohnt sich das Kartenterminal auch dort, weil inzwischen viele auch fünf Euro mit Karte zahlen wollen. Ob Sie eins brauchen oder schon eins haben, frage ich im Konfigurator.
Im Mai steht jemand Neues an der Theke
In kaum einem anderen Betrieb wechselt das Personal so vollständig wie in einer Eisdiele. Wer im Vorjahr da war, ist im Mai oft nicht mehr da, und die Neuen sollen ab dem ersten Tag verkaufen können.
Deshalb baue ich die Oberfläche so, dass sie ohne Einweisung verständlich ist. Klartext statt Kürzel, große Tasten, keine Untermenüs für die häufigen Fälle. Wer lesen kann, kann kassieren.
Jede Person bekommt trotzdem eine eigene Anmeldung. Das ist keine Kontrolle um der Kontrolle willen. Wenn abends in der Kasse etwas nicht stimmt, ist es der einzige Weg herauszufinden, an welchem Platz und zu welcher Uhrzeit die Differenz entstanden ist. Ohne das raten Sie. Warum das Konto der Aushilfe vom Vorjahr nicht wiederverwendet werden sollte, steht unter Bedienerkonten und Stornos.
Von November bis Februar steht der Laden still
Das ist der Punkt, an dem sich Kauf und Miete für Sie deutlicher unterscheiden als für jeden anderen Betriebstyp. Bei einer Monatsmiete zahlen Sie in den Monaten ohne Umsatz denselben Betrag wie im Juli. Über mehrere Winter summiert sich das.
Eine einmalige Softwarelizenz ist deshalb für Saisonbetriebe oft die ruhigere Lösung. Sie zahlen einmal, und die Wintermonate kosten nichts. Ob sich das für Sie rechnet, hängt davon ab, wie lange Sie das System behalten wollen. Ich rechne Ihnen beide Varianten, wenn Sie es im Konfigurator so angeben.
Die technische Sicherheitseinrichtung läuft über die Pause weiter und muss nicht abgemeldet werden. Was im Winter sonst noch weiterläuft und welche Frist mitten in der Pause ablaufen kann, steht unter Die Kasse in der Winterpause.
| Thema | Bei Miete | Bei Kauf |
|---|---|---|
| Monate ohne Umsatz | Rate läuft weiter | keine laufenden Kosten |
| Softwareaktualisierung | enthalten | je nach Vereinbarung |
| Wenn Sie das System lange behalten | summiert sich | einmalige Ausgabe |
| Wenn Sie in zwei Jahren umbauen | flexibler | weniger flexibel |
Als der Prüfer in Kamen im Laden stand
Eine Kassennachschau kommt ohne Ankündigung. Der Prüfer steht während der Geschäftszeiten im Laden und sieht sich an, wie Sie kassieren und ob sich die Daten sauber exportieren lassen. Für die meisten ist das der Moment, in dem sich zeigt, ob die Einrichtung von Anfang an gestimmt hat.
Marco S. vom Eiscafé Scarzanella in Kamen hat das hinter sich. Was er dazu sagt, steht so auf der Seite von Mihok Kassensysteme:
„Kassennachschau letztes Jahr — kein Problem. Alles war ordnungsgemäß, der Prüfer hatte nichts zu beanstanden. TSE war von Anfang an sauber eingerichtet."
Mehr Zitate habe ich für diese Seite nicht, und ich erfinde keine dazu. Wenn Sie mit einem meiner Kunden sprechen wollen, frage ich, ob er einverstanden ist, und stelle den Kontakt her.
Was Eiscafés mich vor der Saison fragen
- Rechnet sich eine richtige Kasse bei lauter Kleinbeträgen überhaupt?
- Die Frage nach dem Betrag stellt sich nicht mehr. Eine elektronische Kasse braucht seit 2020 eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, und die Belegausgabepflicht gilt unabhängig von der Höhe. Wer keine elektronische Kasse führt, sondern eine offene Ladenkasse, fällt nicht darunter, muss dann aber alles andere lückenlos aufzeichnen. Was in Ihrem Fall sinnvoll ist, sehe ich mir im Betrieb an.
- Muss ich die Kasse beim Finanzamt melden?
- Ja, über das Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 der Abgabenordnung in Mein ELSTER. Für Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, lief die Frist am 31. Juli 2025 ab. Seitdem gilt ein Monat ab Anschaffung, und die Pflicht greift auch bei gemieteten Kassen. Wenn das bei Ihnen noch offen ist, erledigen wir es beim Einbau mit.
- Können Sie eine zweite Kasse für die Außentheke später ergänzen?
- Ja. Das System ist modular. Ein zweiter Platz kommt dazu, ohne dass die vorhandene Kasse getauscht wird, und beide arbeiten mit demselben Artikelstamm. Dasselbe gilt für Küchendrucker, Handhelds oder ein Kartenterminal.
- Wie schnell sind Sie da, wenn im Juli etwas ausfällt?
- Bei einer Störung bin ich im Umkreis von rund 200 Kilometern um Olfen meist innerhalb von zwei bis drei Stunden vor Ort. Sie rufen mich direkt an, Sie haben meine Handynummer. In der Hochsaison ist mir bewusst, dass jede Stunde zählt.
Vor der Saison ist die ruhige Zeit für einen Wechsel
Wenn Sie im Winter umstellen, haben wir Zeit für die Artikelanlage und Ihre Leute sind zum Saisonstart eingearbeitet. Mitten im Juli umzubauen geht auch, ist aber für alle Beteiligten anstrengender.
Beschreiben Sie mir Ihre Eisdiele im Konfigurator. Kugelstaffel, Außentheke, Kassenplätze, und ob Sie kaufen oder mieten wollen. Ich rechne Ihnen beides, wenn Sie mögen, und melde mich innerhalb von zwei Tagen.