Kassensystem · Bistro
Kassensystem fürs Bistro
Ihr Bistro ist an einem Tag zwei Betriebe. Bis elf verkaufen Sie über die Theke, Kaffee und Belegtes, alles im Stehen. Ab halb zwölf sitzen die Leute, es gibt eine Karte, und um Viertel nach eins will jemand die Rechnung geteilt haben, weil vier Kolleginnen zusammen essen waren und jede ihres zahlt.
Die meisten Kassen können eins von beidem gut. Ich richte sie so ein, dass der Wechsel zwischen den beiden Betriebsarten keine Umstellung ist, sondern eine Taste.
Vormittags Theke, mittags Tische, abends wieder Theke
Ein Thekenverkauf ist ein abgeschlossener Vorgang. Bestellen, bezahlen, fertig. Eine Tischbedienung ist das Gegenteil. Der Vorgang bleibt offen, wächst über eine Stunde und wird erst am Ende abgerechnet. Wenn beides über dieselbe Oberfläche läuft, entscheidet die Kasse mit einer Taste, welcher Fall gerade gilt.
Ich lege den Thekenverkauf als Voreinstellung an, weil er häufiger ist und schneller gehen muss. Wer an den Tisch bedient, tippt zuerst den Tisch und dann die Bestellung. Beide Wege sind auf demselben Bildschirm, keiner versteckt sich in einem Menü.
Wichtig ist der Übergang. Ein Gast bestellt an der Theke einen Kaffee, setzt sich damit hin und bestellt dann doch noch etwas zu essen. Der Kaffee muss auf denselben Tisch umziehen können, ohne dass jemand storniert und neu bucht. Das ist eine Funktion, keine Fleißarbeit, und sie ist der Grund, warum ich bei Bistros immer nach diesem Ablauf frage.
Das Tagesgericht wechselt, die Kasse soll nicht mitwechseln müssen
Wenn Ihre Mittagskarte täglich anders aussieht, wollen Sie dafür niemanden anrufen. Ich lege deshalb eine Warengruppe „Mittag" an, in der Sie morgens in zwei Minuten die Gerichte des Tages eintragen. Preis rein, Name rein, fertig. Am nächsten Tag überschreiben Sie es.
Wer mit festen Wochenplänen arbeitet, bekommt die Gerichte als Vorlagen hinterlegt. Montag Rouladen, Dienstag Fisch, und Sie holen die passende Vorlage statt zu tippen. Das ist Geschmackssache und ich richte es so ein, wie Sie tatsächlich arbeiten.
Was ich nicht mache, ist eine Karte anzulegen und Sie damit allein zu lassen. Beim Einbau ändern wir gemeinsam einmal die Tageskarte durch, damit Sie es einmal selbst gemacht haben und nicht nur zugesehen.
Vier Kolleginnen, eine Rechnung, vier Zahlungen
Das Teilen einer Rechnung ist die Stelle, an der schlecht eingerichtete Kassen am Mittagstisch scheitern. Durch vier teilen kann jede. Interessant wird es, wenn eine nur den Salat zahlt, zwei zusammen zahlen und die vierte mit Karte begleicht, während der Rest bar auf den Tisch legt.
Das System kann einen Tisch nach einzelnen Positionen aufteilen. Sie tippen an, was auf welche Rechnung gehört, und drucken so viele Belege, wie Sie brauchen. Jede Teilrechnung ist ein eigener Vorgang mit eigener Signatur, damit die Aufzeichnung sauber bleibt.
Der zweite Fall ist die Zwischenrechnung. Jemand muss früher los, will aber schon zahlen, während der Tisch weiterläuft. Auch das ist ein eigener Vorgang, und der Tisch bleibt danach offen.
Speisen und Getränke laufen seit 2026 getrennt
Seit Januar 2026 werden alle Speisen mit 7 Prozent versteuert, im Haus wie außer Haus. Getränke blieben bei 19. Für ein Bistro heißt das vor allem, dass die alte Frage nach dem Verzehrort weggefallen ist. Geblieben ist die saubere Trennung zwischen Speise und Getränk, und die läuft über die Warengruppen.
Wenn Sie ein Mittagsmenü mit Getränk zum Pauschalpreis anbieten, gilt dasselbe wie in jedem Kombiangebot. Das Bundesfinanzministerium lässt in seinem Schreiben vom 22. Dezember 2025 zu, den Getränkeanteil pauschal mit 30 Prozent anzusetzen. Ich hinterlege das an der Menütaste, damit niemand im Betrieb rechnen muss. Dieselbe Trennung ist übrigens der Grund, warum ein Wertgutschein über Ihr Haus seit 2026 anders behandelt wird als vorher, siehe Gutscheine in der Gastronomie.
Diese Darstellung gibt den Stand vom August 2026 wieder und ersetzt keine Steuerberatung. Was für Ihre Karte günstiger ist, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Der Bondrucker streikt, während zwölf Leute warten
Papierstau, leere Rolle, ein loses Kabel. Meistens ist es etwas Banales, und meistens passiert es dann, wenn es am wenigsten passt. Ich gehe das beim Einbau mit Ihnen durch, damit Sie die drei häufigsten Fälle selbst lösen können, ohne auf mich zu warten.
Was Sie nicht selbst lösen, löse ich. Sie haben meine Handynummer, keine Ticketnummer und keine Warteschleife. Im Umkreis von rund 200 Kilometern um Olfen bin ich bei einer Störung meist innerhalb von zwei bis drei Stunden bei Ihnen.
Und wenn das Internet ausfällt, kassieren Sie einfach weiter. Die technische Sicherheitseinrichtung sitzt im Gerät und signiert lokal. Das ist der Grund, warum ich diese Bauart empfehle. Fällt einmal die Sicherungseinrichtung selbst aus, dürfen Sie ebenfalls weiterkassieren, siehe TSE ausgefallen.
Was am Mittagstisch immer wieder gefragt wird
- Brauche ich für die Tischbedienung Handhelds?
- Nicht zwingend. Handhelds lohnen sich, wenn der Weg zwischen Tisch und Kasse lang ist oder wenn Sie draußen bedienen. Bei einem Bistro mit zwanzig Plätzen auf einer Ebene reicht oft die Kasse an der Theke. Handhelds lassen sich später ergänzen, ohne dass die Kasse getauscht wird.
- Kann ich Trinkgeld getrennt erfassen?
- Ja. Trinkgeld wird als eigener Posten gebucht und läuft nicht als Umsatz mit. Wenn mehrere Leute bedienen, lässt sich pro Mitarbeiter abrechnen. Wie das steuerlich zu behandeln ist, hängt davon ab, ob es dem Betrieb oder der Bedienung zufließt. Das klärt Ihr Steuerberater.
- Was passiert mit offenen Tischen beim Tagesabschluss?
- Der Tagesabschluss läuft, offene Tische bleiben offen und werden dem Folgetag zugeordnet. Bei einem Bistro mit klarem Feierabend kommt das selten vor. Die Kasse weist offene Vorgänge beim Abschluss aus, damit Sie nichts übersehen.
Erzählen Sie mir, wie Ihr Tag abläuft
Im Konfigurator frage ich nach Sitzplätzen, Kassenplätzen und danach, ob Sie an der Theke, am Tisch oder beides verkaufen. Genau daraus ergibt sich, wie ich die Oberfläche baue. Das dauert keine drei Minuten.
Danach rechne ich und melde mich innerhalb von zwei Tagen mit einem Angebot, in dem jede Position einzeln steht. Falls Ihr Betrieb eher eine Mischung aus zwei Formen ist, hilft die Übersicht der Betriebsarten beim Einordnen.